Hur man slår ihop journaler

January 26

Hur man slår ihop journaler


Varje medicinsk kontor eller sjukhus avdelningen har sitt eget sätt att upprätthålla patientjournaler. När flera kontor eller avdelningar samman, så även de journaler skall slås samman liksom att undvika dubbelarbete eller fel i patientvården. Medan arbetet med att slå samman journaler är invecklad och något omständlig, kan ha ett noggranna anteckningar systemet garantera noggrannhet och effektivitet när den är klar.

Instruktioner

Skapa en Plan

• Välj en metod poster hålla som fungerar för din medicinska kontoret. Diskutera med alla avdelningar och kontorspersonal hur en sammanslagning av patientjournaler skulle kunna påverka varje avdelning. Be om förslag på vilken typ av journalföring system skulle fungera bäst för din medicinska kontoret (elektroniskt, papper eller en kombination).

• Välj vilken kontors bokföring kommer att fungera som originalen, och som kontor bokföring kommer att slås samman i --- om sammanslagning mer än ett kontor eller avdelning. Den originaldokument avdelningen bör vara den med den mest kompletta informationen. Till exempel, är inte alla patienter som ses i en allmän praxis också ses av en röntgenavdelning, så att allmän praxis skulle ha fler enskilda patienter och flera poster per individ. Under detta steg, bör du också bestämma vilken patient-ID numreringssystem kommer att användas framöver.

• Ställ in en tidsram för när fusionen måste vara klar, och bestämma vem som ska vara ansvarig för att övervaka processen inom varje avdelning. Med en person från varje kontor eller avdelning övervaka resten av personalen kommer att säkerställa en smidigare fusion. När du ställer en tid för din sammanslagning, bör ditt huvudsakliga mål är att avgöra om eller inte fungerar kommer att slutföras under eller efter kontorstid, eller om kontoret kommer att vara stängd under projektets gång så att du till slut i en kortare tid.

• Välj och köpa programvaran du använder för att underhålla dina journaler uppgifter när det samman. Ordna så att IT-stöd att vara på samtal under din sammanslagning process för att hjälpa om det behövs. Om du väljer att använda papper arkivering i stället köpa några extra tillbehör du kan tänkas behöva såsom mapp eller lagring fil hyllor för att rymma den ökade filstorleken på grund av fusionen.

Komplett koncentrations Process

• Träna din personal i enlighet med den process som du har valt för att fylla i journaler fusionen. Det bästa processen för att slå samman journaler är att arbeta igenom en avdelningens eller kontor register åt gången i bokstavsordning. När en uppsättning poster har lagts in i ditt system (inklusive patientens grundläggande information), kan du börja att slå ihop resten av posterna i pappers filer eller ange dem i systemet.

• Börja skriva in patientdata demografiska data i ditt nya system eller skapa nya mappar (om du använder papper arkivering) för varje enskild patient baserad på den ursprungliga uppsättning poster du valde att vara din utgångspunkt i steg 2 i avsnitt 1. När du skriver varje patient i systemet, notera det nya ID-nummer (i förekommande fall) och göra eventuella uppdateringar av patientens grundläggande demografisk information.

• Sortera din ursprungliga uppsättning poster i kronologisk ordning från den senaste överst till äldsta på botten, om de är papperskopior. Om originalen är i elektronisk form, kan sammanslagning processen vara lite svårare, beroende på hur de elektroniska filer lagras. Om varje diagram not sparades individuellt allt som krävs är att döpa filerna så att de motsvarar den nya arkiveringssystem. Men om dina elektroniska filer finns i större grupper eller en stor fil per avdelning, kan det vara bäst att skriva ut dem och sortera dem på det sättet.

• Börja slå samman dina sekundära filer till originalen. Börja med en avdelning eller kontor i taget och sortera varje patients filen i det ursprungliga, återigen i datumordning. Om du använder papper arkivering, kanske du vill överväga att använda dokument flaggor för att markera de olika typer av journaler, dvs läkare anteckningar, röntgenrapporter eller operativa ingrepp. Om du använder elektronisk arkivering, skapa ett system för att namnge dokumentfiler räcker.

• Skanna fullständiga sammanslagna filer i din databas eller, om du använder papper arkivering, börja sortera dem i alfabetisk ordning. Om du har valt elektronisk lagring, denna process kan redan slutförts i steg 4, om de har sparats individuellt i elektroniskt format till att börja med.

Post Merger Uppföljning

• Gå igenom den nya journaler register med all personal att säkerställa att alla vet hur man korrekt använda och underhålla filerna. Det kan vara bra att också skriva upp en utbildningsmanual om hur man använder det nya systemet som en hänvisning till nuvarande och framtida anställda.

• Träna några problem med det nya systemet när de uppstår. Om du har valt ett elektroniskt arkiveringssystem, ha regelbunden kontakt med programvarans IT-tjänster för att reda ut eventuella buggar eller för att schemalägga programuppdateringar.

• Fortsätta att gå samman i nya journaler som förvärvas. Det kan också vara fördelaktigt att genomföra en årlig rekord renings proceduren om du har valt att hålla endast en viss tidsram värde av information.


Relaterade artiklar