Office arkiveringssystem som används i Modern Day kontor

April 11



Kraven på vårt moderna samhälle fortsätter att lägga tonvikt på behovet av kontors krubbor att genomföra en pålitlig arkivering strategi. Lyckligtvis har modern teknik gjort det lättare än någonsin att lämna in sina handlingar antingen genom ett papperslöst system där de snabbt kan hämtas eller genom ett mer traditionellt system där ett elektroniskt index kan underlätta snabb hämtning.

Papperslös elektronisk Content Management System

Framsteg inom digital-skanningsteknik har gjort det möjligt att upprätthålla ett dokument register i elektronisk form. Detta mest moderna av arkiveringssystem genomförs som den ursprungliga inkommande dokument skannas av en produktion scanner, indexeras och bearbetas till ett content management system där innehållet ska enkelt hämtas via sökfunktionen. Även om innehållet kan hämtas med en sökning, kan det fortfarande vara viktigt att klassificera dokument med beskrivande etiketter och titlar som följer en organiserad namnstruktur; Detta kommer att möjliggöra ytterligare metoder för sökning som kan underlätta upptäckten av handlingar bör din fråga leda till återkomsten av alltför många dokument.

Alfabetisk File System

Alfabetisk filsystem diktera arkivering poster i alfabetisk ordning efter titeln på filen. För att systemet ska vara effektivt, standardisera filen märkning metod. Exempelvis bör användarna av systemet ignorerar artiklar i titeln som "den", "ett" och "a." Och namn på personer bör göras med efternamn först och tilltalsnamnet andra. Underlåtenheten att utveckla en enhetlig metod för att hantera dessa typer av avvikelser kan leda till förvirring och förseningar i filen-hämtning tid.

Kronologiskt File System

En kronologisk filsystem är optimal för kontor där vissa händelser förutsägbart inträffar på tidsbasis. Som ett exempel kan ett kontor med uppgift att ansvara för att förnya en uppsättning licenser vid samma tidpunkt varje år dra nytta av ett filsystem genom vilken licens förnyad ansökan lämnades in i kronologisk ordning. Således, är de enkelt hämtas när det är dags att bearbeta dem. Det kommer att vara till hjälp för att hålla ett datoriserat, lätt sökte index över filerna och deras placering i filsystemet med hjälp av kalkylblad eller databasprogram. Detta index kommer att vara till hjälp skulle det vara nödvändigt att hämta en fil före utsatt tid för övervägande.

Numerisk

Siffer arkivering är perfekt när filerna kan kategoriseras lätt definierbara kategorier eller när alla filer är naturligt tilldelas en spårning eller köp-ordernummer. Användare av ett numeriskt system skall tilldela en rad berättigade filnummer för varje kategori. Leverantörsskulder kan tilldelas nummer 100-199; fakturor, 200-299; löner, 300-399; och så vidare. Varje post tilldelas sedan ett decimalkomma. Till exempel, genom att använda exemplet ovan, den första fil som innehåller fakturor för en viss kund kan tilldelas siffran 201,01. Denna typ av filsystem ger möjlighet att snabbare hämta filer sedan den alfabetiska systemet. En elektronisk index såsom de som erbjuds av kalkylblad eller databasprogram kommer att bidra till att tillåta omedelbar placering av filer. Du måste hålla index uppdateras i realtid. Skapa aldrig en fil utan att det träder i indexet.


Relaterade artiklar