Hur man skriver ett påminnelsebrev för att möta en deadline

August 10



Påminnelser om en deadline är en professionell artighet. Tonen i brevet beror på situationen. Vissa påminnelser har en vänlig ton, medan andra är aktern. Till exempel är lämpligt för brev påminna upptagna föräldrar om tidsfristen för att registrera dig barn till en skolresa en stödjande ton. En affärsbrev hotar rättsliga åtgärder om ett lagförslag inte betalas förtjänar en annan ton. Effektiva påminnelser skickas i god tid före tidsfristen för att ge tid för leverans och mottagaren att läsa informationen.

Instruktioner

• Översyn konstaterar att bekräfta uppgifterna om deadline - och konsekvenserna för saknade det. Kontrollera och dubbelkolla uppgifterna för korrekthet.

• Skriv brevet med en samtalston om brevet är tänkt som en vänlig påminnelse. För ett vänligt brev, använd det första stycket att starta brevet i en lättsam sätt, såsom att göra en observation om hur våren snabbt närmar sig sitt slut, och det innebär att tidsfristen för att registrera dig för sommarskola resan närmar sig snabbt. För en sträng affärsbrev, komma till saken direkt genom att ange varför du skriver och varför mottagaren måste svara på brevet.

• Starta andra stycket genom att tydligt ange tidsfristen. Ge tydlig, specifik information om den tidsfrist, inklusive datum och i vissa fall, den tid på dagen

• Ge tydliga instruktioner om hur man ska möta tidsfristen. Möjligheter innefattar att skicka en betalning, så att det tas emot på eller före tidsfristens utgång, eller registrerar sig på nätet för en funktion före tidsfristens utgång. Lista annan relevant information såsom betalning beloppet, eller annan information som är nödvändig för att slutföra uppgiften.

• Berätta mottagaren konsekvenserna för saknade tidsfristen. Till exempel påpekar att människor som registrerar efter tidsfristens utgång kommer att betala en högre avgift eller att det inte finns några bestämmelser för sen registrering.

• Avsluta med en gratis sista raden som "Varma hälsningar" eller "Med vänlig hälsning".


Relaterade artiklar